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2017/12/28運用のためのルールを確立していこう!
運用WEB制作全般

運用のためのルールを確立していこう!


「その人がいないと仕事がまわらない」。
そんなシチュエーションを見たり、感じたりした事はないでしょうか。
これは「属人化」「属人的」という言葉で表現されたりもします。
中小企業で多く見られると思いきや、実は大企業でもこうした状況に頭を悩ませていることは頻繫にあります。

Webサイトの運営も、しばしばこうした属人化が問題になります。
この記事では、Webサイトの運営を属人的にしないためのルールづくりを解説していきます。
さらにビジネスサイトの場合は、より効果を出していく必要があります。そのため効果を上げる運用ルールのノウハウも加えて、運用効率のアップ+効果を出すための、ダブルでおいしい記事にしています。

 

1  マニュアルを作る

2  管理表を作るとさらに効率が上がる

3  より効果を高める運用ノウハウ





1  マニュアルを作る

Webサイトは作ってサーバーにアップ、公開すればそれで終わり、と考えていないでしょうか。
公開された後も日々の運用、更新がおこなわれていくものですから、運営ルールとセットにしておくべきです。またルールを記載した各種マニュアルは、必携になります。
Webサイトの更新や運営の手順を書いた「更新マニュアル」、運用をしていくうえで守るべきルールを記した「ガイドライン」は、最低限必要です。
しかしWebサイトの運営現場で多く見られるのは、次の四つの残念なパターンです。

(1)公開されたWebサイトだけがあり、マニュアルが一切ない。
(2)マニュアルはあるが簡易なもの、ありきたりの内容が示されているだけで見る価値がない。
(3)マニュアルの数が多く、読むだけで疲れて使われなくなる。また一か所にまとまっていない。
(4)マニュアルはあるが内容がWebサイトの実情と全く合わなくなっていて、読んでも意味がなくなっている。

(1)(2)は、中小企業で多く見られます。
中小企業の場合はWebサイトの納品(公開)だけ制作会社にしてもらえればOKというケースが多く、マニュアル類を求めることは滅多にありません。
稀にマニュアル類を要求したり制作会社が自主的に提供する場合もあるのですが、「cssのクラス名を指定しましょう」など一般的な内容が書かれてあるだけで、実際の運営の役に立たないといったものも多く見られます。

(3)(4)は大企業でよく見られがちです。
制作会社は運営マニュアル等とともに設計書や企画書、報告書などを含んだドキュメント類を数多く納品してきます。しかしそれらが洪水のように押し寄せてくるので、どれが一体必要なのか分からなくなります。

またきちんとしたマニュアルがあっても、中身の改定がまったく行われていないので役に立たないというのもありがちです。
例えばmeta属性の中に「OGP」というのがあります。これはSNSへの表示を行う画像やテキスト情報などを記述するものですが、マニュアルが古く、SNSが一般的になる前のものだとこれに対する記述が無かったりします。またOGPは推奨画像サイズなど、SNS側の規定がよく変わります。
そのためマニュアル内にOGPに関する記述があっても古い規定のもので、実際のWebサイトは新しい記述で書かれていたり、あるいは改定していないマニュアルを見てそれを信用してしまったばかりに古いルールで記述してしまう、という間違いを起こしてしまいます。
マニュアルは一度作って終わりではなく、必要に応じて改定を随時加えていくのが正しいあり方です。
そのためマニュアルの最初の方に改定履歴の項目を作り、「いつ、どんな内容を何ページに追記、変更したか」という書き込みをしておきます。

マニュアルに記載するルールはそのWebサイトの規模や内容により必要なものが変わってくるので、一概にこれだけ用意しておけば大丈夫と言いにくいのですが、最低限必要な内容を紹介しておきましょう。

・Webサイトの運用フロー、更新の手順。
・色やフォントなどのビジュアルデザインの決まり。
・新規ページを追加した場合はどのカテゴリに置くかなど、情報設計のルール。
・ファイル名の付け方やコーディング、データベースやサーバー構成などテクニカルな記載。

この他にWebサイトそのものではなく、SNSの運用ルールを記載したガイドラインなども重要性が高まっています。
またコーディングなどテクニカルな内容は、CMSを入れることでこれを気にすることなく運用更新を行っていけます。





2  管理表を作るとさらに効率が上がる


ルールを定めたマニュアル、ガイドラインを用意することで、運用方法やWebサイトの中身が属人化しないのはここまででお分かりいただけたでしょう。
さらにもうひと手間を加えると、より効率アップします。
それが「管理表」です。
管理表は次の二つを、最低限用意すると良いでしょう。

〇更新管理表
Webサイトにどんなページを追加したか、更新を加えたかなどを記載しておきます。
〇課題管理表
Webサイトにどんな問題があるかなどを書き出しておきます。
その問題が対応済なのか着手中なのかといったステータス、あるいはなぜ対応していないのかなどの状況を書いておきます。

こうしたマニュアル類はExcelやWordといったツールで作ることが多かったのですが、今はプロジェクト管理ツールというものが広がってきています。
数ページ程度の小規模サイトの場合はこうしたツールを使うほどではないでしょうが、ある程度の規模だとプロジェクト管理ツールの導入を検討してみると良いでしょう
なおマニュアル類ではありませんが、Webサイトは過去のページに戻したり、予期しないトラブルでサーバーにアップしたファイルが消えたり破損してしまうケースが起こりえます。

そのため定期的にファイルのバックアップする、というルールも定めておくと良いでしょう。





3  より効果を高める運用ノウハウ

ここまで解説してきたのは、「品質を一定に保つ」「トラブルを防ぐ」といったルールづくりでした。
最後に紹介しておきたいのが、より効果を高めるためのルールでくりです。
答えを端的に言えば、「PDCAを常に回す」ということに他なりません。
Webサイトの標準的なPDCAとは、下記になります。

〇Plan
KPIを実現するのにどんなコンテンツが必要か。あるいは情報として掲載必須の内容はどんな置き方、表現が良いかの企画。
〇Do
実際にWebサイトにコンテンツを追加したり、更新を加える実行対応。
〇Check
そのコンテンツがどれぐらい見られているか。意図した動きをユーザーがしているかなどの検証。アクセス解析が力を発揮する場面。
〇Action
検証で出てきた課題に対する施策を作り、必要に応じて再度Webサイトに反映するといった改善行動。

このようにWebサイトの運用は、理論的にはきれいな形でPDCAが回せるのが分かります。
ただし実際に取組むとPlanやActionの際に、既存のルールやガイドラインと相反する取組みをしないといけなくなるシーンに多く出くわします。

そうした際に現場で取られるのは、大きく2パターンです。一つは「ルールにないから諦める」、もう一つは「ルールを無視して勝手に進める」です。
これはどちらもあまり良くありません。

ルールは現状とずれていくのは当たり前ですから、効果が出ないと分かった場合はそれを改定するようにしましょう。またルールを変えずにWebサイトだけを変えてしまうと現状とルールがどんどんかけ離れ、属人化したWebサイトになっていきます。ですからWebサイトを違ったルールで運用していくようにした場合には、必ずマニュアルにもその変更内容を記載するようにしましょう。